El costo de decidir a ciegas

Nadie anota en el presupuesto el costo de una mala decisión. No aparece como gasto en el estado de resultados ni tiene su propia cuenta contable. Pero existe, y en muchas empresas es más grande que cualquier inversión en tecnología que estén evaluando.

Los costos que no se ven

• Inventario de más en productos que no rotan y faltantes en los que sí se venden, al mismo tiempo.
• Descuentos otorgados a clientes que habrían comprado igual, mientras los que estaban por irse no reciben atención.
• Cobros que se atrasan sin que nadie lo note hasta que el flujo de caja se aprieta.
• Oportunidades que se pierden porque la información llegó cuando la decisión ya estaba tomada.

Ninguno de estos costos tiene una factura asociada, por eso es tan fácil subestimarlos.

Decidir con el reporte del mes pasado

No hace falta estar completamente a oscuras para decidir a ciegas. Basta con mirar información vieja. Si el reporte de ventas llega el día 10 del mes siguiente, cualquier problema que empezó a principios de mes lleva casi seis semanas creciendo antes de que alguien lo vea. En ese tiempo, un cliente puede irse, un producto puede agotarse y un margen puede erosionarse sin que nadie reaccione.

La intuición sí importa, pero necesita retroalimentación

La experiencia de quienes llevan años en el negocio es muy valiosa. Muchas veces la intuición acierta. El problema es que sin datos no hay forma de saber cuándo acertó y cuándo no, y así es difícil aprender. Los datos no compiten con la intuición; le dan una forma de comprobarse y mejorar con el tiempo.

El riesgo no es equivocarse. Es equivocarse sin enterarse a tiempo.

Señales de que estás decidiendo con poca visibilidad

• Las preguntas importantes se responden con “déjame revisarlo y te aviso”.
• Los problemas se descubren por un cliente molesto o por el estado de cuenta, no por un reporte.
• Las metas se revisan al cierre, cuando ya no queda tiempo para corregir.
• Dos personas con la misma información llegan a conclusiones opuestas, porque cada una está mirando un archivo distinto.

Un ejercicio sencillo

Haz este cálculo con tu equipo. Primero, suma las horas que se dedican cada mes a preparar reportes de forma manual y multiplícalas por el costo de esas horas. Después, piensa en una decisión del último año que habrías tomado distinto si hubieras tenido la información a tiempo, y estima lo que costó. La mayoría de las empresas se sorprende con el resultado, y casi siempre la segunda cifra es mucho mayor que la primera.

Por dónde empezar

El primer paso no es la inteligencia artificial ni un proyecto de transformación digital. Es visibilidad: saber, cada mañana, cómo van las ventas, los cobros y el inventario, con datos de ayer y no del mes pasado. Con esa base, cada decisión se toma con los ojos abiertos, y los errores, que siempre van a existir, se detectan cuando todavía son pequeños.